تعریف بودجه و بودجه ریزی + چگونه بودجه پروژه را تخمین بزنیم؟
تعریف بودجه و بودجه ریزی و تفاوت آن با برنامه ریزی میتواند در حوزههای متفاوت، بسیار متنوع باشد.
اصطلاحاتی مانند برنامه اجرایی و برنامه عملیاتی و بودجه ریزی عملیاتی و بودجه ریزی مالی و بودجه ریزی بر مبنای صفر و تصویب بودجه و عملیاتی کردن برنامه از طریق بودجه و دهها جملهسازی و عبارتسازی دیگر که با برنامه و بودجه انجام شدهاند و میشوند، باعث میشود که اکثر ما درک دقیقی از مفهوم بودجه بندی نداشته باشیم و عموماً بودجه ریزی را به عنوان واژهای تخصصی در نظر بگیریم که در زندگی روزمرهی فردی و سازمانی کاربرد جدی ندارد.
مطلب مرتبط برای شرح کامل: بودجه دقیقا چیست؟
تعریف بودجه چیست؟
تخمینی از درآمد و هزینه در طول یک بازه زمانی مشخص در آینده بودجه نام دارد. بـودجه میتواند برای شخص، خانواده، گروهی از افراد، کسبوکار یا شرکت، دولت، کشور، سازمانهای چندملیتی یا تقریباً هر چیزی که درآمد و هزینه دارد، مورد استفاده قرار بگیرد.
بودجه برای مدیریت مخارج ماهیانه و سالیانه بسیار مفید است. همینطور برای اتفاقها و هزینههای پیشبینی نشده یا خریدهای بزرگ مثل خونه، بودجه بندی خیلی مهم است.
این که درآمد ها و مخارج خودتون رو پیگیری کنید، به معنی این نیست که تلاش زیاد یا دانش ریاضی بالایی نیاز هست، و همینطور به این منظور نیست که چیزی که میخواهید رو نباید بخرید. فقط به این معنی هست که بدونید پولهای شما کجا استفاده شدند و بر شرایط مالی خودتون کنترل داشته باشید.
استفاده از بودجه فقط برای کسانی نیست که باید همیشه مراقب دخل و خرجشون باشند. تقریبا همه، حتی افرادی که درآمدهای زیادی دارند یا حساب بانکی پر از پول دارند، میتونند از مزایای بودجهبندی استفاده کنند.
بـودجه یک مفهوم در اقتصاد خرد است که معاوضه یک کالا در عوض کالای دیگر را نشان میدهد. بعد از این معاوضه یا به اصطلاح در آخرین خط، مازاد بودجه نشاندهنده سودآوری این معاوضه است.
درحالیکه بـودجه متوازن به این معنی است که درآمدهای پیشبینی شده با هزینه ها برابر خواهند بود. کسری بـودجه نیز یعنی هزینه ها از درآمدهای پیشبینی شده فراتر رفته اند.
بـودجه ها معمولاً در طول دورههایی (اغلب یک ساله)، گردآوری شده و دوباره مورد ارزیابی قرار میگیرند. تنظیمات بـودجه بندی بر اساس اهداف سازمان یا شرکت انجام میشود.
معادل انگلیسی بودجه عبارت است از:
Budget
اهمیت بودجه بندی پروژه
بخش بزرگی از فرایند تامین بودجه برای پروژه، با بودجه بندی شروع می شود. افراد ذینفع دقیقا می دانند که برای شروع پروژه به چه عددی احتیاج دارند.
بعد از آنکه بودجه نهایی را تخمین زدید، می توانید هزینه های واقعی را طبق بودجه مصوب اندازه گیری کنید و از هزینه های خرج شده در هر مرحله آگاه باشید.
بودجه بندی تاثیر بسیار مهمی بر کاهش هزینه های شرکت دارد. در صورت محاسبه عملی دقیق و در نظر گرفتن محدودیت منابع، می توان حاشیه عملیاتی سود آور پروژه را افزایش داد و موفقیت پروژه را بهبود بخشید.
بودجه بندی پروژه چگونه انجام می شود؟
برای بودجه بندی پروژه ابتدا لیستی از هزینه های مربوط به پروژه را تهیه کنید. با اینکار می توانید بودجه پروژه را به شکل بهتری ترسیم کنید. لیست هزینه های مربوط به پروژه عموما شامل موارد زیرند:
منابع انسانی: حقوق کارمندان
هزینه های سفر: بودجه و محل اقامت
هزینه های آموزش: کنفرانس ها، کارگاه ها
منابع مادی: همه آیتمهای مورد نیاز برای پیشبرد پروژه از ماشین آلات بزرگ تا نرم افزارها
هزینه های تحقیق: هزینه های مطالعه داده های برای پشتیبانی پروژه
خدمات حرفه ای: مشاور حقوقی و ….
هزینه های مرکزی: تجهیزات یا به روزرسانی های فنی جهت پیشبرد
ذخایر احتمالی: بودجه کنار گذاشته برای خطرات احتمالی در طول پروژه که معمولا ۱۰ تا ۵ درصد بودجه کلی را تشکیل می دهد
آیا میتوانید از بین شرکتهای بزرگ در سرتاسر دنیا، از جمله شرکتهایی که در فهرست 500 شرکت برتر مجله فورچون (Fortune) قرار دارند، شرکتی را پیدا کنید که از بودجه بندی استفاده نمیکند؟ پاسخ منفی است.
بیشتر بخوانید: مفهوم بودجه بندی چیست و چه اهمیتی در زندگی ما دارد؟
چگونه بودجه پروژه را تخمین بزنیم؟
• تهیه فهرست کارهای پروژه
ابتدا لیست کارهایی که برای انجام رسیدن پروژه باید انجام شود را لیست کنید. در صورتی که ساختار شکست کار پروژه را داشته باشید، می توانید از آن استفاده کنید. اما اگر لیست کار ندارید، باید همه کارهایی که می خواهید انجام دهید را بنویسید، هر چیزی که برای انجام پروژه به ذهنتان مهم خطور می کند. حتما نیازی نیست که لیست نظم خاصی داشته باشد ولی باید همه کارهای لازم در آن ثبت شود. بعد از تهیه لیست، ایده های خود را با تیم پروژه در میان بگذارید زیرا هر کسی با توجه به مسئولیت و تخصص خود می تواند بهتر در مورد کارهای لازم نظر دهد.
• آیتم های لیست را برآورد کنید
اکنون سراغ همه موارد لیست بروید و هزینه ای برای آن تخمین بزنید.
• حالا تمام تخمین های هزینه ای را در کنار هم قرار دهید
سپس همه برآوردها را با هم جمع بزنید. می توانید ایده ها خود را در دسته بندی های مختلف قرار دهید، به این وسیله متوجه می شوید که بخش عمده هزینه شما صرف کدام دسته می شود. برای اینکار می توانید از نرم افزار اکسل استفاده کنید.
• حالا بودجه ذخیره احتیاطی و مالیات را برآورد کنید.
هرگز نمی توانید بودجه دقیق یک پروژه را قبل از اجرای آن تخمین بزنید. اینجاست که در ضرورت در نظر گرفتن وجوه ذخیره احتمالی برای اتفاقات پیش بینی نشده مطرح می شود. اگر نمی توانید وجهی برای هزینه احتمالی تخمین بزنید، بهتر است ۱۰ درصد از بودجه کل برآورد شده را برای آن در نظر بگیرید. در ضمن اضافه کردن مالیات فروش یا سایر مالیات های تخمین زده شده را از قلم نندازید.